Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce a zpracovatel

Tohle je nejdůležitější věta celého dokumentu: firma, která službu používá, je SPRÁVCEM osobních údajů svých zákazníků a svých zaměstnanců. Poskytovatel služby je jejich ZPRACOVATELEM — data drží a technicky s nimi nakládá, ale jen podle pokynů firmy a jen kvůli provozu služby.

Prakticky to znamená, že se zákazník arboristické firmy se svou žádostí o výmaz nebo o kopii údajů obrací na tu firmu, ne na poskytovatele. Poskytovatel firmě s vyřízením takové žádosti pomůže.

Poskytovatel není v této instalaci vyplněný. Než se tyhle texty použijí naostro, musí být v prostředí nastavené jméno, IČO, sídlo a kontaktní e-mail.

Ve vlastních věcech — fakturace předplatného, přihlašovací účty uživatelů, provozní záznamy služby — je poskytovatel naopak správcem sám.

2. Jaké údaje služba zpracovává

Uživatelé firmy

Jméno, e-mail, role, stav účtu a záznam o přihlášení. Bez nich by nešlo poznat, kdo do firmy patří a co smí vidět.

Zákazníci firmy

To, co o nich firma do služby vloží: jméno nebo název, adresa, telefon, e-mail, IČO a poznámky k zakázce.

Zakázky

Popis práce, termíny, plánování, ceny a položky, fotky z terénu a vystavené nabídky a faktury. Fotka může nést i polohu, pokud ji tak zařízení pořídilo.

Fakturace

Fakturační údaje firmy a stav jejího předplatného. Číslo platební karty se do služby nedostane.

Provozní záznamy

Technické záznamy o chodu aplikace a hlášení chyb. Slouží k tomu, aby šlo poruchu najít a opravit.

3. Proč a na jakém základě

• Plnění smlouvy s firmou — provoz služby, kterou si firma objednala.
• Plnění právní povinnosti — účetní a daňové doklady se drží po dobu, kterou ukládá zákon.
• Oprávněný zájem — zabezpečení služby, hledání a oprava chyb a anonymní statistika návštěvnosti.

Za právní důvod, na kterém firma zpracovává údaje svých vlastních zákazníků, odpovídá firma jako jejich správce.

4. Komu se data dostanou do rukou

Poskytovatel využívá dál uvedené zpracovatele. Jiný než tenhle seznam k datům firem přístup nemá a seznam se mění spolu s verzí těchto zásad.

Poskytovatel serverového hostingu (v této instalaci není vyplněný)

Provozuje server, na kterém běží aplikace a databáze se všemi daty firmy. Umístění: Evropská unie.

Backblaze, Inc. (Backblaze B2)

Objektové úložiště: fotky u zakázek, vystavené nabídky a faktury, a šifrované zálohy databáze. Umístění: Spojené státy americké.

Sentry (Functional Software, Inc.)

Hlášení chyb aplikace. Hlášení nese adresu stránky, identifikátor přihlášeného uživatele a technický kontext chyby, ne obsah zakázek. Umístění: Evropský region Sentry.

Umami

Anonymní statistika návštěvnosti: která stránka byla otevřená a odkud návštěvník přišel. Bez cookies a bez identifikace uživatele. Umístění: Vlastní infrastruktura poskytovatele, Evropská unie.

Google Maps (Google Ireland Limited)

Zobrazení mapy a vyhledání adresy zakázky. Do Google se dostane adresa nebo souřadnice, které si firma zobrazuje na mapě. Umístění: Evropská unie, s přenosem do skupiny Google.

Resend, Inc.

Odesílání e-mailů zákazníkům firmy — nabídek a faktur — a pozvánek pro nové uživatele. Prochází jím adresa příjemce, předmět a obsah zprávy s přílohou. Umístění: Spojené státy americké.

Stripe Payments Europe, Ltd.

Platba předplatného. Zpracovává fakturační údaje firmy, ne data jejích zákazníků. Číslo platební karty se do aplikace vůbec nedostane. Umístění: Evropská unie.

Poskytovatel identity (přihlašovací server platformy)

Ověřuje přihlášení. Drží e-mail a heslo uživatele; aplikace heslo nikdy nevidí. Umístění: Vlastní infrastruktura poskytovatele, Evropská unie.

5. Předání mimo Evropskou unii

Tyhle služby ze seznamu sídlí mimo Evropskou unii: Backblaze, Inc. (Backblaze B2) a Resend, Inc.. Předání se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise a data jsou u nich uložená v šifrované podobě.

6. Jak dlouho data zůstanou

Po dobu, po kterou firma službu používá. Po zrušení má firma 30 dní na export a na to, aby si to rozmyslela; pak se data nevratně smažou, včetně fotek a dokumentů.

Zálohy databáze se drží nejvýš 30 dní. Jednu firmu ze šifrované zálohy vybrat nejde, a doba držení záloh je proto schválně stejně dlouhá jako lhůta pro smazání — jinak by slib „za 30 dní jsou data pryč“ neplatil.

Účetní doklady o zaplaceném předplatném se drží po dobu, kterou vyžaduje zákon, nezávisle na tom, jestli firma službu dál používá.

7. Jak jsou data chráněná

• Oddělení firem vynucuje sama databáze, ne aplikace nad ní: dotaz jedné firmy se k řádkům jiné nedostane.
• Ceny a finanční údaje jsou pro roli zaměstnance nedostupné na stejné úrovni.
• Přenos jde vždy přes HTTPS. Přihlašovací cookie je šifrovaná, ne jen podepsaná.
• Hesla drží přihlašovací server platformy; aplikace žádné heslo nevidí ani neukládá.
• Zálohy databáze jsou šifrované a jejich obnova se pravidelně zkouší.

8. Práva subjektů údajů

Každý má právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost a právo vznést námitku. Uplatnit se dají u správce — tedy u firmy, která údaje do služby vložila. Jde-li o účet uživatele nebo o fakturaci, je správcem poskytovatel a žádost patří jemu.

Se stížností se lze obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

9. Změny zásad

Každá verze těchhle zásad nese číslo a datum účinnosti. Nový zpracovatel nebo nový účel zpracování znamená novou verzi a oznámení firmám předem.